Télétravail : l’employeur doit-il rembourser vos frais ?
I. La problématique
Vous travaillez depuis votre domicile, vous utilisez votre box internet, votre électricité, parfois votre propre ordinateur ou rachetez un écran et un fauteuil. Votre employeur vous demande de télétravailler, mais refuse de rembourser quoi que ce soit. Est-ce légal ? À quelles conditions pouvez-vous demander la prise en charge de ces frais ? Et comment sécuriser votre démarche pour éviter un refus ou une réponse floue ?
La question est d’autant plus sensible que le cadre du télétravail repose sur un accord ou une charte, et que les « frais professionnels » ne doivent ni pénaliser le salarié, ni être confondus avec du salaire. En pratique, tout se joue sur trois leviers juridiques complémentaires : l’encadrement du télétravail, l’obligation de fournir les équipements nécessaires, et la preuve des dépenses engagées. Le tout doit être formalisé proprement pour éviter, côté salarié, de supporter des coûts qui ne lui incombent pas et, côté employeur, des difficultés de traitement social.
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II. Ce que dit le droit
Le point de départ est la définition et l’encadrement même du télétravail. Le Code du travail précise qu’il s’organise préférentiellement par accord collectif ou, à défaut, par une charte, et que le télétravailleur bénéficie des mêmes droits que les autres salariés.
Code du travail – article L1222-9
« Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail (…) effectuée par un salarié hors de [locaux de l’employeur] de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. (…) Le télétravail est mis en place dans le cadre d’un accord collectif ou, à défaut, dans le cadre d’une charte élaborée par l’employeur (…) »
« Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise. »
Autrement dit, vos conditions d’exécution du travail ne doivent pas être moins favorables que si vous étiez sur site. Cette égalité de droits n’implique pas automatiquement un remboursement forfaitaire de tous les frais, mais renvoie à l’organisation retenue par l’entreprise et à l’équipement nécessaire.
Sur ce dernier point, l’obligation de sécurité impose à l’employeur de mettre à disposition les équipements de travail nécessaires et adaptés. En télétravail, cela peut concerner, selon les besoins, l’ordinateur, les logiciels, mais aussi des équipements préservant la santé et la sécurité, comme un écran approprié ou un dispositif ergonomique.
Code du travail – article R4321-1
« L’employeur met à la disposition des travailleurs les équipements de travail nécessaires, appropriés au travail à réaliser ou convenablement adaptés à cet effet, en vue de préserver leur santé et leur sécurité. »
Lorsque l’employeur ne met pas directement ces moyens à disposition et que vous avancez des frais pour travailler, la question devient celle de la qualification et du traitement de ces dépenses en « frais professionnels ». Le droit de la sécurité sociale admet un régime spécifique pour ces frais, encadré par des textes fixant des conditions et des limites.
Code de la sécurité sociale – article R242-1
« Des arrêtés conjoints (…) déterminent les conditions et limites dans lesquelles la rémunération peut faire l’objet d’un abattement pour frais professionnels. »
Il est donc essentiel d’identifier clairement ce qui relève de dépenses professionnelles nécessaires à l’exécution du travail (abonnements, communications, matériels, maintenance), et ce que l’employeur prend en charge, soit par mise à disposition directe, soit par remboursement encadré. Cette distinction protège le salarié et sécurise le traitement social des sommes en évitant qu’elles ne soient assimilées à du salaire.
La preuve constitue l’autre pilier. Celui qui réclame le remboursement doit établir l’obligation et le montant des frais engagés pour les besoins du travail. Conservez devis, factures, échanges internes actant le télétravail et, si possible, les règles fixées par l’accord, la charte ou le contrat de travail.
Code civil – article 1353
« Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. Réciproquement, celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l’extinction de son obligation. »
Le cadre varie selon les statuts. À titre d’illustration, pour certains agents publics en Polynésie française, le texte impose que la prise en charge des coûts directement liés au télétravail soit expressément prévue par l’employeur.
Décret n° 2011-1040 du 29 août 2011 – article 172-7
« Les modalités de prise en charge, par l’employeur, des coûts découlant directement de l’exercice du télétravail, notamment ceux des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci » sont fixées par délibération.
En l’absence d’accord collectif ou de charte, l’employeur et le salarié peuvent formaliser le recours au télétravail « par tout moyen » (toujours au même article L1222-9). Il est alors prudent d’y préciser l’équipement fourni et les frais pris en charge. À défaut de réponse, une mise en demeure, argumentée sur ces textes, permet de demander soit la mise à disposition des outils nécessaires, soit le remboursement des frais professionnels justifiés.
Enfin, ne sous-estimez pas les conséquences d’un contentieux. Une procédure a un coût, et le juge peut condamner la partie perdante à verser une somme au titre des frais non compris dans les dépens.
Code de procédure civile – article 700
« Le juge condamne la partie tenue aux dépens ou qui perd son procès à payer (…) à l’autre partie la somme qu’il détermine, au titre des frais exposés et non compris dans les dépens. »
Conclusion
Le droit n’instaure pas un remboursement automatique et uniforme de tous les frais de télétravail. En revanche, trois repères clairs émergent : le télétravail doit être encadré par un accord, une charte ou, a minima, un écrit ; l’employeur doit mettre à disposition les équipements nécessaires pour préserver la santé et la sécurité ; les dépenses nécessaires et justifiées relèvent des frais professionnels, à traiter de façon sécurisée. Reste l’enjeu déterminant de la preuve.
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